Quản Lý Văn Phòng

Job Description

• Hỗ trợ các công tác quản lý chỗ ngồi: thống kê sử dụng hàng tháng, cấp/phát/thu hồi chỗ, set up bổ sung thêm chỗ. Chịu trách nhiệm chính chuẩn bị các logistic đáp ứng chỗ ngồi văn phòng: mở thẻ, vệ sinh phòng, bảng tên phòng, mã chỗ ngồi, mã chìa khóa…
• Chịu trách nhiệm chính việc moving chỗ ngồi cho các nhóm, hoàn trả mặt bằng
• Chịu trách nhiệm chính theo dõi và thực hiện các đề nghị thanh toán chi phí văn phòng (dự toán chi hàng tháng, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí) và các đề nghị thanh toán chi phí của nhà thầu, nhà cung cấp, chi phí khác
• Hỗ trợ theo dõi kiểm kê quản lý tài sản, vật dụng, hóa chất…Đề xuất mua sắm vật dụng văn phòng
• Hỗ trợ quản lý các dịch vụ văn phòng: Văn phòng phẩm, nước uống, chìa khóa…
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ – tài liệu văn phòng, hợp đồng, công văn đi – đến. Soạn thảo và thực hiện các công văn, văn bản, thông báo, mail văn phòng, các đề xuất, tờ trình, biên bản
• Thủ tục thanh toán và mua sắm vật dụng văn phòng; thực hiện mua hàng dưới 5 triệu.
• Lập file theo dõi hợp đồng nhà cung cấp, hợp đồng khách hàng & theo dõi thời hạn hợp đồng. Thực hiện đề nghị ký/gia hạn hợp đồng
• Theo dõi, quản lý công tác thực hiện nội quy văn phòng. Nhắc nhở, đề xuất, báo cáo
• Tổng hợp báo cáo dịch vụ từ các nhà cung cấp dịch vụ tòa nhà. Đảm bảo rằng toàn bộ các báo cáo hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng/hàng quý/hàng năm từ các nhà cung cấp được soạn thảo và đệ trình đúng hạn (ví dụ: Báo cáo tiêu thụ điện, nước, gas và phân tích chỉ số tăng giảm, báo cáo dịch vụ vệ sinh, bảo vệ hàng tháng, báo
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của tòa nhà: Lễ, Tết, Hội nghị nếu được yêu cầu
• Quản lý phòng họp, phòng đào tạo, phòng chức năng: Kiểm tra và sắp xếp hàng ngày và định kỳ nhằm đảm bảo tình trạng vệ sinh, sử dụng của trang thiết bị, vật dụng phòng họp, phòng đào tạo, phòng chức năng. Theo dõi tình trạng sử dụng, báo cáo và đề xuất
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công.

Job Qualifications
• Trình độ học vấn: từ Cao Đẳng trở lên
• Thông thạo MS Office, công việc thường xuyên thực hiện công cụ Excel (tính toán, báo cáo) nên việc thông thạo Excel là một lợi thế.
• Có kinh nghiệm 1 năm làm các công việc liên quan đến mua sắm, hành chính, dịch vụ văn phòng
• Ưu tiên nhân sự có tính cam kết ổn định lâu dài tại công ty.

Benefits
• Được làm việc trong công ty hàng đầu Việt Nam với quy mô lớn (>20,000 người)
• Thu nhập hấp dẫn, xứng đáng với năng lực, thưởng theo hiệu quả công việc.
• Có cơ hội được đào tạo nâng cao nghiệp vụ thường xuyên.
• Được hưởng đầy đủ các chính sách BHXH, BHYT, các phúc lợi khác theo đúng quy định của Luật lao động và các chế độ đãi ngộ của Công ty
• Được làm việc trong môi trường năng động, hiệu quả, nhiều hoạt động văn hóa sôi nổi quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên

Contact
Interested candidates should click Apply button to submit a completed Curriculum Vitae/ Resume and Cover Letter to: Recruitment Department – FPT Software Workforce Development
• Contact Person : Ms. Nguyen Le Thu Huong
• Email : [email protected]